Einstellungen

Rolle links wählen und festlegen, welche Menüs am Desktop und am Handy sichtbar sind. Jede Änderung wird sofort gespeichert.

Jede Gehaltskategorie legt fest, zu welchem Stundensatz ab welchem Datum verkauft wird. Extern ist der verrechnete Satz, Intern der Kostensatz. Oben in jeder Kategorie steht der Vorschlag aus der Kostenrechnung (Lohn inkl. Lohnnebenkosten + Gemeinkosten, bei mehreren Mitarbeitern der Durchschnitt) - mit „Übernehmen“ in den aktuellen Satz eintragen oder selbst anpassen; „+ Neuer Satz“ übernimmt ihn gleich. Die Sätze werden mit ihrem Datum in neue Adressen und von dort in neue Projekte übernommen und können dort jeweils angepasst werden (Kategorie → Adresse → Projekt).

Die Reihenfolge hier ist auch die Reihenfolge in der Auswahl der Zeiterfassung. Mit ▲ / ▼ verschieben – häufig genutzte Tätigkeiten am besten nach oben.

Die gesetzlichen Feiertage Österreichs berechnet Holeron für jedes Jahr automatisch (auch Ostermontag, Pfingstmontag und Fronleichnam). Hier tragen Sie nur zusätzliche freie Tage ein, z. B. den Landespatron oder den 24. Dezember. Alle Feiertage werden im Kalender der Zeiterfassung markiert und gelten als arbeitsfrei: An diesen Tagen gibt es kein Tages-Soll.

Feiertag hinzufügen

Regeln für die Zeiterfassung und den Abschnitt Lohnverrechnung im Zeitausdruck. Tragen Sie Beträge und Zuschläge laut Ihrem Kollektivvertrag ein – Holeron gibt keine Beträge vor.

Aufwandsentschädigungen je Tag

Erscheinen im Fenster „Zeit erfassen“ zum Anhaken und zählen je Tag einmal (KollV Bau § 9). Ohne Betrag zählt Holeron nur die Tage.

Überstunden und Zuschläge

Überstunden sind bei Bauarbeitern die Stunden über dem Tages-Soll. Vorgabe 50 % (Arbeitszeitgesetz) und 100 % an Sonn- und Feiertagen – prüfen Sie Ihren Kollektivvertrag.

Leer gelassene Nachtzeiten: keine Nachtstunden. Die Stunden stehen im Zeitausdruck, die Zuschläge rechnet Ihre Lohnverrechnung.

Fahrzeit und Kilometergeld

Urlaub

Ist das eingeschaltet, beantragen Mitarbeiter Urlaub in der Zeiterfassung bzw. im Urlaubskalender. Nach der Genehmigung trägt Holeron die Urlaubstage ein.

Abschluss

Nach dem Lohnexport eintragen, z. B. den Monatsletzten. Zeiten bis zu diesem Tag ändern oder löschen dann nur Administrator und Geschäftsführung – auch über die Schnittstelle.

Lohnexport

Exportprofile für Ihr Lohnprogramm. Den Export starten Sie unter Auswertung › Mitarbeiter › Lohnexport. Die Vorlagen sind ein Anfang: Spalten, Trennzeichen und Lohnart-Nummern stimmen Sie mit Ihrer Lohnverrechnung bzw. Ihrem Steuerberater ab.

Farben

Getrennt für das helle und das dunkle Design. Änderungen gelten für alle Benutzer.

Erweitert: eigene CSS-Regel Für Sonderwünsche - gilt in beiden Designs.

Firmendaten

Name und Anschrift für den Kopf und die Absenderzeile, Bankdaten für den Zahlungskasten.

Wird einzeilig als Absenderzeile über der Empfängeranschrift gedruckt.

Konditionen

Vorgabe für neue Adressen und Projekte – dort weiterhin je Kunde änderbar. Bestehende Adressen bleiben unverändert.

Zahlenformat

Wie Beträge und Zahlen im ganzen Programm und in allen Ausdrucken erscheinen – und wie Eingaben gelesen werden.

Geschäftsbedingungen

Werden bei Angeboten mit Häkchen „Geschäftsbedingungen drucken“ am Ende auf einer neuen Seite gedruckt.

Noch keine Geschäftsbedingungen erfasst

Leistungsbuch, Stammpreise mit Baupreisindex, Kostenkataloge und Objektdaten werden direkt im AVA-Modul unter Einstellungen gepflegt.

Einheiten

Gilt für das ganze Programm: LV-Positionen, Rechnungen, Angebote, Artikel und Kalkulation. Beim Eingeben werden bekannte Schreibweisen automatisch umgestellt (z. B. „m2“ → „m²“, „Std“ → „h“).

ÖNORM A 2063: Im LV sind nur Einheiten mit ÖNORM-Zuordnung zulässig – die LV-Prüfung meldet alle anderen, und der ÖNORM-Export schreibt immer die zugeordnete ÖNORM-Einheit. Eigene Einheiten (z. B. „lfm“) sind möglich, wenn sie einer ÖNORM-Einheit zugeordnet sind.
Einheit Bezeichnung ÖNORM-Einheit Weitere Schreibweisen

Auftragsschreiben

Vorlage für das Auftragsschreiben, das beim Beauftragen einer Firma automatisch ausgefüllt wird (AVA › Auftrag › Auftragsschreiben). Graue Marken sind Platzhalter – sie werden mit den Daten des Auftrags befüllt. Am einzelnen Auftrag lässt sich der Text danach noch anpassen und um Zusatzvereinbarungen ergänzen.

Vorgabewerte (am Auftrag änderbar)
Unterschriften
Text

Die Ränder gelten für jeden Ausdruck des Programms – in der Vorschau, beim PDF-Download und beim Drucken. Hochformat: Rechnung, Angebot, Mahnung, Protokoll, Auswertungen. Querformat: Kostenanalyse, Rechnungsübersicht.

Hochformat

A4 hochkant (21 × 29,7 cm)

Ränder
Oberer und unterer Rand bleiben unbedruckt.
Kopfzeile
Beginnt nach dem oberen Rand, Bereich für das Logo – Logo max. 1,8 cm hoch (Rechnung, Angebot, Mahnung: Logohöhe unter Firma).
Fußzeile
Endet vor dem unteren Rand, Platz für die Fußzeile (Einstellungen › Firma) – ca. 5 Zeilen. Der Inhalt wird davor auf die nächste Seite umgebrochen.

Querformat

A4 quer (29,7 × 21 cm)

Ränder
Oberer und unterer Rand bleiben unbedruckt, die Fußzeile (Seitenzahl) liegt direkt über dem unteren Rand.

Belegdesign

Aussehen von Rechnung, Angebot und Mahnung. Firmenname, Logo, Bankdaten und Fußzeile stehen unter „Firma“. Änderungen siehst du sofort in der Vorschau eines Belegs.

Akzentfarbe
Belegnummer, Gruppenbänder, Eckdaten-Kasten und Gesamtbetrag

Postversand im Fensterkuvert

Überschreibt den Seitenaufbau unter „Rechnung“ und „Angebote“ mit DIN 5008 Form B: Anschrift 45 mm von der Blattkante, Belegdaten rechts daneben. Gilt auch für die Mahnung. Feinabstimmung danach dort.

Rechnung

Grundeinstellungen für neue Rechnungen.

Ändert sich der gesetzliche Satz, eine Zeile mit dem Datum ab dem er gilt hinzufügen. Maßgeblich ist das Leistungsdatum (sonst das Rechnungsdatum); bereits freigegebene Rechnungen bleiben unverändert. Reverse Charge wird je Rechnung bzw. als Vorgabe beim Kunden gewählt.
Neue Rechnungen und Angebote ohne Umsatzsteuer, mit dem Pflichthinweis „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“. Nur einschalten, wenn Ihr Umsatz unter der Kleinunternehmergrenze liegt und Sie nicht zur Regelbesteuerung optiert haben. Je Beleg bleibt die Umsatzsteuer änderbar.

Seitenaufbau

Anschrift, Rechnungsinfo und Überschrift auf der ersten Seite - Abstände ab dem oberen, nicht bedruckten Rand (Einstellungen › Druck). Anschrift, Textgröße und Seite der Info gelten auch für die Mahnung.

Anschrift
Rechnungsinfo (Rech.Nr, Datum, UID, Bearbeiter)
Seite
Rechnungsüberschrift (Betreff - danach folgen Einleitung und Positionen)
Reicht die Kopfzeile tiefer, beginnt die Anschrift direkt darunter. Die Überschrift steht immer unterhalb von Anschrift und Rechnungsinfo. Der QR-Code wird rechts neben der Unterschrift gedruckt.

Positionen

Textgröße der Positionstabelle auf Rechnungen.

Positionstext = Beschreibung der Position. Zahlen & Spalten = Nr, Menge, Einheit, Einzel- und Gesamtpreis sowie Tabellenkopf. Im Text selbst gesetzte Schriftgrößen haben Vorrang.

Texte

Vorlage für neue Rechnungen - in der einzelnen Rechnung weiter änderbar.

Steht vor den Positionen. Anzeige in Originalgröße und Blattbreite, genau so wie gedruckt.
Steht nach der Bruttosumme.

E-Mail-Vorlage

Vorschlag beim Knopf „E-Mail“ in der Rechnungs-Vorschau – vor dem Senden noch änderbar.

Platzhalter: {anrede} (z. B. „Sehr geehrter Herr Huber,“) · {nummer} · {projekt} · {betrag} · {kunde} · {datum} · {absender} · {firma} ·

E-Mail-Vorlage Stornorechnung

Wird statt der Rechnungs-Vorlage verwendet, wenn eine Stornorechnung per E-Mail gesendet wird.

Platzhalter: {anrede} · {nummer} (Stornorechnung) · {betrag} (Storno brutto) · {rechnung} (stornierte Rechnung) · {rechnungsdatum} · {hinweis} (Teil- oder Voll-Storno, automatisch) · {projekt} · {kunde} · {absender} · {firma} ·

Teilrechnungen

Text für automatische Teilrechnungen (Rechnung › Reiter „Teilrechnungen“) – z. B. Auftragssumme 100.000 € in monatlichen Teilbeträgen.

Steht anstelle des Einleitungstexts vor den Positionen. Platzhalter: {nr} (Nummer der Teilrechnung) · {anzahl} (Teilrechnungen gesamt) · {auftragssumme} · {teilbetrag} · {vorher} (vor dieser Rechnung verrechnet) · {bisher} (inkl. dieser Rechnung) · {rest} (noch zu verrechnen) · {monat} (z. B. „Oktober 2026“) · {datum} · {projekt} ·

Mahnstufen

Brieftext und Mahnspesen je Stufe - Vorlage für neue Mahnungen.

% Vom offenen Rechnungsbetrag (nie von früheren Spesen). Bei einer Zahlungserinnerung fallen keine Mahnspesen an.
Einfügen:
Platzhalter werden beim Erstellen der Mahnung durch die echten Werte ersetzt. Anzeige in Originalgröße und Blattbreite.

Verzugszinsen und Pauschale

Vorschlag in jeder Mahnung (ab der 1. Mahnung) – in der Mahnung abwählbar.

Ab Fälligkeit der Rechnung bis zum Mahndatum, vom jeweils offenen Betrag (Zahlungen und Korrekturen mit ihrem Datum berücksichtigt). Unternehmer: Basiszinssatz + 9,2 Prozentpunkte (§ 456 UGB), Privatkunden: 4 % (§ 1000 ABGB).
% Aktueller Wert auf oenb.at (ändert sich halbjährlich).
Einmal je Rechnung, nur gegenüber Firmen, nicht bei Privatkunden.

E-Mail-Vorlage Mahnung

Vorschlag beim Knopf „E-Mail“ in der Mahnungsvorschau – vor dem Senden noch änderbar.

Platzhalter: {anrede} · {stufe} (z. B. „1. Mahnung“) · {nummer} · {rechnungsdatum} · {rechnungsbetrag} · {betrag} (offen inkl. Mahngebühr) · {frist} · {projekt} · {absender} · {firma} ·

E-Mail-Vorlage Saldenliste

Vorschlag bei „Saldenliste per E-Mail“ (Adresse › Finanzen) – vor dem Senden noch änderbar.

Platzhalter: {anrede} · {datum} (Stichtag) · {anzahl} (z. B. „5 Rechnungen“) · {betrag} (offen gesamt) · {faellig} (davon fällig) · {kunde} · {absender} · {firma} ·
Fixkosten / Monat 0,00 € Keine Posten
GF nicht produktiv 0,00 € Lohnanteil Führung, Akquise, Verwaltung
Gemeinkosten / Monat 0,00 € Bürokosten + GF nicht produktiv
Gemeinkosten je Stunde 0,00 € je Stunde

Berechnungsgrundlage (Kammer-Methode)

Gemeinkosten je Stunde = (Bürokosten + nicht produktiver Lohnanteil der Geschäftsführung) ÷ produktive Kapazität aller Personen. Lohnkosten je Stunde = Bruttolohn × Gehälter pro Jahr ÷ 12 × (1 + Lohnnebenkosten) ÷ produktive Stunden. Grundlage: Stundensatzfolder der Bundeskammer der Ziviltechniker:innen.

Deckungsbeiträge im Projektergebnis

Das Projektergebnis rechnet in drei Stufen (DB I, DB II, DB III). Welche Kosten in welche Stufe gehören, gibt die Vorlage vor – für Baufirmen nach Bau-KLR und ÖNORM B 2061, für Planungsbüros nach der Methode der Ziviltechnikerkammer.

Die Geschäftsführung (ohne Tages-Soll) ist mit ihrem produktiven Anteil wie alle anderen eine produktive Person mit eigenem Lohnsatz je Stunde; nur der nicht produktive Anteil (Führung, Akquise, Verwaltung) zählt zu den Gemeinkosten. Nicht gebuchte Stunden belasten kein Projekt, sondern erscheinen in der Auswertung als Leerkosten.

Fixkosten

0

Betrag brutto wie auf der Rechnung. Gerechnet wird mit den Kosten: netto bei Vorsteuerabzug, sonst der ganze Betrag (Versicherung, Bank, PKW). Bürokosten-Belege mit gleicher Bezeichnung ersetzen den Betrag im jeweiligen Monat.

Konten nach dem österreichischen Einheitskontenrahmen (Kontenklassen 0–9). Am besten die Nummern und Bezeichnungen aus dem Kontenplan bzw. der Saldenliste des Steuerberaters übernehmen. Die Aufwandskonten (Klassen 5–8) stehen bei den Bürokosten zur Auswahl; die Steuer ist dort die Vorbelegung.

Seitenaufbau

Anschrift, Angebotsinfo und Überschrift auf der ersten Seite - Abstände ab dem oberen, nicht bedruckten Rand (Einstellungen › Druck).

Anschrift
Angebotsinfo (Datum, Angebotsnr., Bearbeiter, UID)
Seite
Angebotsüberschrift (Betreff - danach folgen Einleitung und Positionen)
Reicht die Kopfzeile tiefer, beginnt die Anschrift direkt darunter. Die Überschrift steht immer unterhalb von Anschrift und Angebotsinfo.

Positionen

Textgröße der Positionstabelle auf Angeboten.

Positionstext = Beschreibung der Position. Zahlen & Spalten = Nr, Menge, Einheit, Einzel- und Gesamtpreis sowie Tabellenkopf. Im Text selbst gesetzte Schriftgrößen haben Vorrang.

Texte

Vorlage für neue Angebote - im einzelnen Angebot weiter änderbar.

Steht vor den Positionen. Anzeige in Originalgröße und Blattbreite, genau so wie gedruckt.
Steht nach der Bruttosumme.

E-Mail-Vorlage

Vorschlag beim Knopf „E-Mail“ in der Angebots-Vorschau – vor dem Senden noch änderbar.

Platzhalter: {anrede} (z. B. „Sehr geehrter Herr Huber,“) · {nummer} · {projekt} · {betrag} · {kunde} · {datum} · {absender} · {firma} ·

Import

Projektstunden übertragen

Lade eine CSV-Datei mit Datum, Startzeit, Endzeit und Bemerkung. Wähle Mitarbeiter und Projekt und schaue dir die Vorschau an, bevor du die Zeiten überträgst.

Datum Von Bis Bemerkung Status

Automatische Sicherung

Läuft jede Nacht am Server - Speicherort unter Einstellungen › Pfade.

Status wird geladen …

Sicherung herunterladen

Vollbackup der Datenbank inklusive Anhänge und Unterschriften als eine Datei.

Sicherung einspielen

Stellt eine Sicherungsdatei wieder her.

Achtung: Der Import ersetzt alle aktuellen Daten (Projekte, Rechnungen, Stunden, Einstellungen …). Vorher am besten oben eine aktuelle Sicherung herunterladen.

    Postausgang

    Damit werden Angebote und Rechnungen direkt aus Holeron verschickt – über euer Firmenpostfach. Die Zugangsdaten bleiben am Server.

    So erscheint der Absender beim Kunden. Die Adresse muss zum Postfach passen.

    Antworten und Kopien

    Beim Versand über den Server landet die E-Mail nicht im „Gesendet“-Ordner – daher eine Kopie.

    Signatur (Fußzeile)

    Steht unter jeder E-Mail aus Holeron – Rechnung, Angebot, Mahnung, Protokoll. Name, Funktion, Telefon und E-Mail kommen vom jeweiligen Absender (Einstellungen › Benutzer); Zeilen ohne Angabe fallen weg.

    Tipp: die bisherige Signatur aus Outlook markieren, kopieren und hier einfügen – Bilder dann mit „Logo“ bzw. „Bild …“ neu einsetzen. Bilder werden verkleinert und in die E-Mail eingebettet.

    E-Mail-Vorlage Protokoll

    Vorschlag beim Knopf „E-Mail“ im Protokoll – vor dem Senden noch änderbar. (Vorlagen für Rechnung und Angebot: in den Reitern Rechnung bzw. Angebote.)

    Platzhalter: {nummer} · {titel} · {projekt} · {datum} (Besprechung) · {naechster} (nächste Besprechung) · {absender} · {firma} ·

    Abo-Daten werden geladen …

    Mitarbeiter anlegen

    Bitte wählen – davon hängen Kollektivvertrag, Urlaub und die Personaldaten ab.
    Kennfarbe im Kanban und im Kürzel

    Person

    nur bei Drittstaatsangehörigen
    Wohnort – Grundlage für Taggeld und Fahrtkostenvergütung
    Nummer im Lohnprogramm (Lohnexport)

    Qualifikationen und Unterweisungen

    „Gültig bis“ schlägt Holeron aus dem Ausstellungsdatum vor (z. B. Erste Hilfe 4 Jahre, Unterweisung 1 Jahr) – bitte nach der Bescheinigung prüfen. Ablaufende Qualifikationen stehen unter Auswertung › Mitarbeiter › Qualifikationen.

    Bauarbeiter – KollV Bauindustrie und Baugewerbe (Arbeiter)

    €/h

    Für Bauarbeiter gelten das BUAG (Urlaub und Abfertigung über die BUAK) und die Schlechtwetterregelung. Den Urlaubsstand lt. BUAK tragen Sie unter Arbeitszeit & Urlaub ein.

    Angestellter

    Jahre
    h/Monat

    Das Monatsgehalt tragen Sie unter Lohn & Sätze ein.

    Der Mitarbeiter bekommt eine E-Mail mit einem Link (7 Tage gültig) und legt sein Passwort selbst fest – das Passwortfeld kann dann leer bleiben.
    Legt Rechte und sichtbare Menüs fest.
    Nach diesem Satz wird abgerechnet.

    Regeln Arbeitszeit

    gilt für alle Mitarbeiter
    h Weniger Soll-Stunden = Teilzeit: Mehrstunden mit 25 % Zuschlag, wenn nicht im Quartal ausgeglichen.
    Aus: Zuschläge werden nur ausgewiesen (z. B. zur Auszahlung durch die Lohnverrechnung).

    Tagesstunden-Soll

    Soll-Stunden je Wochentag, gültig ab dem jeweiligen Datum. Daraus ergeben sich Arbeitstage und Urlaubsanspruch.

    Datum Mo Di Mi Do Fr Sa So Summe
      h Plus- oder Minusstunden zum Start (ab Eintrittsdatum)

      Urlaub

      Bauarbeiter: Urlaubsanspruch und Urlaubsentgelt führt die BUAK (BUAG, Anwartschaften). Tragen Sie den Stand lt. BUAK-Kontoauszug ein – Holeron zieht die danach gebuchten Urlaubstage ab.

      Arbeitstage
      Jedes Jahr an diesem Tag entsteht der neue Anspruch.
      Jahre Zählt für die 6. Urlaubswoche ab dem 25. Dienstjahr.
      Mitarbeiter, die schon vor dem Programmstart beschäftigt waren, beginnen mit ihrem Resturlaub am Stichtag statt bei 0.
      Tage Inklusive Anspruch des laufenden Urlaubsjahres, in Arbeitstagen des damaligen Solls.
      Nur zulässig, wenn der Mitarbeiter rechtzeitig zum Verbrauch aufgefordert und auf den Verfall hingewiesen wurde.

      Produktive Leistung

      Mit Tages-Soll (Angestellte, Bauarbeiter): leer = 100 %, alle Stunden sind produktiv. Für Büro, Buchhaltung, Lohnverrechnung oder Sekretariat tragen Sie den Anteil für Projekte ein, z. B. 0 % – der Rest des Gehalts zählt dann zu den Gemeinkosten (bei der Baufirma zu den Geschäftsgemeinkosten).

      Ohne Tages-Soll (z. B. Geschäftsführung): Anteil der Arbeitszeit für Projekte – Planung, Projekt- bzw. Bauleitung (leer = Standard aus Einstellungen › Bürokosten, z. B. 60 %). Gebuchte Projektstunden tragen Lohnkosten und Gemeinkosten wie alle anderen. Was vom produktiven Anteil nicht gebucht ist, geht mit seinen Gemeinkosten nach Erlös auf die Projekte, für die die Person verantwortlich ist. Der Rest (Führung, Akquise, Verwaltung) zählt zu den Gemeinkosten.

      %

      Gehälter pro Jahr

      Mit 14 Gehältern (13./14. Gehalt) wird der Bruttolohn für Lohnkosten (LK) und das Ziel in der Monatsauswertung auf 14/12 hochgerechnet. Automatisch = 14 bei Mitarbeitern mit Tages-Soll, 12 ohne Tages-Soll (z. B. Geschäftsführung).

      Lohnnebenkosten

      Aufschlag auf den Bruttolohn für die Dienstgeber-Kosten (SV-Dienstgeberanteil, Vorsorgekasse, DB, DZ, Kommunalsteuer) - so wie auf der Lohnabrechnung. Leer = Standard aus Einstellungen › Bürokosten (Mitarbeiter mit Tages-Soll) bzw. 0 % ohne Tages-Soll.

      Geschäftsführer: angestellt (ASVG, nicht wesentlich beteiligt) wie ein Angestellter, rund 30 % und 14 Gehälter. Gesellschafter-Geschäftsführer mit mehr als 25 % (GSVG): nur DB, DZ und Kommunalsteuer, rund 7 %, meist 12 Bezüge – die SVS-Beiträge zahlt er selbst; übernimmt sie die Firma, gehören sie dazu. Genaue Sätze laut Lohnverrechnung bzw. Steuerberatung.

      %

      Controlling

      Bauleiter und Poliere: Ihre Stunden stecken in den Baustellengemeinkosten (Zuschlag), nicht in den kalkulierten Lohnstunden der Positionen. Mit dem Haken zählt das Controlling sie getrennt als Aufsicht.

      Historie Stundensätze

      LK = Lohnkosten je Stunde (Bruttolohn lt. Lohnzettel × Gehälter pro Jahr + Lohnnebenkosten). Für die Auswertungen rechnet das Programm die Kosten je Projektstunde laufend selbst: LK + Gemeinkosten (alle Löhne und Bürokosten ÷ gebuchte Projektstunden der letzten 12 Monate) - BK/Intern hier sind nur Richtwerte.

      Gültig ab LK BK Intern Extern Bruttolohn

      Tätigkeit

      Tätigkeit anlegen